Controladoria: Definição, funções, ferramentas e importância para as empresas…

Controladoria: Definição, funções, ferramentas e importância para as empresas…

Índice

  • Introdução
  • 1. Definição
  • 2. Empresas como “Sistemas”
  • 3. Algumas funções e sistema de informações da Controladoria
  • 4. Algumas ferramentas utilizadas pela Controladoria
  • 5. Importância da Controladoria para as empresas
  • Conclusão

Introdução

Ter um setor na empresa, ou apoio de modo tal, que toda organização seja levada em consideração, de forma integrada, com informações que conduzirão a tomada de decisões da alta gerência ao operacional de modo muito mais assertivo e com bases sólidas, é fundamental para o bom desempenho empresarial.

Suporte bem estruturado no planejamento, execução e controle das atividades para as entidades, com ferramentas eficientes e eficazes, de alto desempenho, que traduzirão os objetivos da Organização para todos os níveis hierárquicos, de modo a torná-los exequíveis e mensuráveis, com o devido acompanhamento.

Controladoria

Em pesquisa recente, algumas entidades apontaram que o Brasil é um dois países mais empreendedores do mundo, mas também, é um dos países onde mais se fecham empresas num curto espaço de tempo: cerca de 50% das empresas abertas no Brasil, não passam de 4 anos de existência, sendo que o percentual maior está entre as micro e pequenas empresas.

Por não serem obrigadas a o apoio da contabilidade, e optar por ficar desta forma, as micro e pequenas empresas acabam por comprometer sua existência por conta da falta de planejamento, pela falta de controles, sendo que, a Controladoria pode suprir este déficit, tanto para micro, como para pequenas, médias e grandes empresas, assegurando um melhor desempenho empresarial, e a mudança desta realidade difícil.

1. Definição

A Controladoria pode ser tratada de duas formas: como um ramo do conhecimento e como uma unidade administrativa. Como uma área administrativa, é definida como a área da empresa para a qual é transmitida autoridade para tomar decisões sobre transações, eventos e atividades que tornem possível o suporte ao processo de gestão de forma a conduzi-lo a acertos, consequentemente, ao sucesso.

Controladoria

Com relação a estas decisões, dizem respeito à definição de formas e critérios de identificar, prever, registrar e explicar eventos, transações e atividades que acontecem nas várias áreas das Organizações, visando assegurar a eficácia empresarial.

A Controladoria pode ser definida também como um órgão ou departamento que tem função de controle, neste sentido, seria responsável pela organização, avaliação e armazenamento das informações da empresa, dando suporte também para o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.

É um segmento da Contabilidade ou da Administração, sendo vista por alguns autores como uma “evolução” da contabilidade, pois vai além das questões econômicas e contábeis, atendendo a Entidade como um todo.

Alguns autores dividem a Controladoria em Administrativa e Contábil, ficando, normalmente, ambas, sob os cuidados de um único gestor, chamado de “Controller” ou “Controlador”. É importante para seu bom desempenho, que esteja bem definida como área específica da Organização, como uma área autônoma, não sendo subordinada a outras áreas, para isenção na tomada de decisões, podendo ser contratada como Consultoria também.

A Controladoria Contábil se dedicaria ao controle financeiro da empresa e de suas áreas, por meio da coleta de dados e fornecimento de informações para tomada de ações, organizando também, o orçamento por cada setor.

A Controladoria Administrativa por sua vez, administraria a relação das áreas entre si, coletando informações de cada área para a criação do planejamento orçamentário. As informações coletadas, neste caso, podem ser sobre investimentos, gastos, quantidade de vendas etc..

2. Empresas como “Sistemas”

A ideia de “Sistemas” no âmbito empresarial:

2.1. Sistemas:

Controladoria

A ideia de sistema está relacionada ao conjunto de departamentos que compõe a Entidade, assim como as respectivas atividades desempenhadas por eles. Trabalhando de forma integrada, haverá harmonia no funcionamento destes departamentos, haja vista que as informações produzidas em um deles, são necessárias para o funcionamento eficaz de outro e assim por diante.

2.2. Sistema Organizacional:

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Visando o bom funcionamento do sistema empresa, este pode ser dividido em vários outros sistemas, cada um com uma função específica, como segue:

2.2.1. Institucional

É o responsável pelos demais subsistemas, compreendendo a missão, as crenças, os valores da organização. É possível e desejável definir a missão de cada uma de suas várias áreas.

2.2.2. Gestão

É o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades relacionadas a planejamento, gerenciamento e mecanismos de controle interno.

2.2.3. Organização

É como a empresa está organizada, tipo de estrutura empregada, vertical ou horizontal, o grau de autoridade e atribuição de responsabilidade.

2.2.4. Social

Abrange o quadro funcional da empresa, incluindo-se a cultura, e as características inerentes ao capital intelectual da organização.

2.2.5. Informação

É o conjunto de dados necessários para tomada de decisão dos gestores.

2.2.6. Físico operacional

Compreende as instalações físicas e os equipamentos necessários para realização das atividades inerente a produção de bens e serviços.

2.3. Empresa como um sistema aberto

As empresas recebem constantemente influência do ambiente interno- condições de trabalho, gestão de pessoas, produção e situação financeira; também no ambiente externo- outras empresas, sazonalidade, política econômica.

Portanto, podemos ver a empresa como um “sistema aberto”, espécie de “organismo vivo”, que “responde” a “estímulos” de seu “próprio organismo”, e de seu mundo exterior.

3. Algumas funções e sistema de informações da Controladoria

Controladoria

A missão de uma empresa poderia ser definida como a “razão da existência de uma organização”, é o “motivo que justifica sua existência e operação no mercado em que atua”. É possível e desejável que se defina a missão de cada uma das várias áreas da Entidade também, neste sentido, a missão da Controladoria seria: “Assegurar a otimização do resultado econômico da organização”…

A função principal da Controladoria é dar assessoria e consultoria aos gestores nos processos de tomada de decisões, também controla e planeja todas as movimentações interdepartamentais.

No sistema empresa, a controladoria responde para ao Diretor ou Vice Presidente Administrativo e Financeiro, como na figura a seguir:

Controladoria

Outras unidades administrativas nas empresas, que, dependendo do porte da organização, estão subordinadas à controladoria:

Controladoria

3.1. Seis funções primordiais da controladoria:

3.1.1. Informação- Compreende os sistemas contábeis-financeiros-gerenciais;

3.1.2. Motivação- Refere-se aos efeitos dos sistemas de controle sobre o comportamento das pessoas diretamente atingidas;

3.1.3. Coordenação- Visa centralizar informações com vistas à aceitação de planos;

3.1.4. Avaliação- Interpreta fatos, informações e relatórios, avaliando os resultados por área de responsabilidade, por processos, por atividades, entre outras;

3.1.5. Planejamento- Assessora a direção da empresa na determinação e mensuração dos planos e objetivos;

3.1.6. Acompanhamento- Verifica e controla a evolução e o desempenho dos planos traçados a fim de corrigir falhas ou revisá-los.

3.2. Sistema de Informação de Controladoria

Para compreender o que é um sistema de informação de controladoria, precisa-se definir primeiro o que é informação: “Dado trabalhado que permite ao executivo de uma organização tomar decisões”.

Controladoria

Deve representar para quem as recebe como uma comunicação que pode produzir reação ou decisão frequentemente acompanhada de um efeito surpresa.

3.2.1. Três aspectos em relação às informações:

3.2.1.1. Forma- Utilidade e confiabilidade das informações: As informações devem ser geradas de forma idônea, sem gerar dúvidas aos seus usuários quanto às origens das mesmas;

3.2.1.2. Idade- data do fato/ data da informação: As informações devem ser geradas em data oportuna, para que tenham utilidade no momento certo;

3.2.1.3. Frequência- Periodicidade, oportunidade e disponibilidade da informação: As informações devem ser geradas de forma que, a cada determinado período (mensal, trimestral, semestral, dentre outros), possam ser úteis aos gestores.

4. Algumas ferramentas que devem ser utilizadas pela Controladoria

Seguem algumas ferramentas fundamentais que podem ser usadas na Controladoria:

4.1. O Ciclo “PDCA”:

Controladoria

Acrônimo em inglês para- P = Plan- Planejamento; D = Do- Execução; C = Check- Controle; A = Act- Ajustes. Método usado para desenvolver e melhorar ideias e processos dentro das Organizações.

É importante que o planejamento seja periodicamente revisado, para que se façam os ajustes necessários, preterindo a eficácia e eficiência do mesmo.

4.2. Balanced Scorecard- Matriz “BSC”:

Controladoria

Ferramenta de avaliação de desempenho, cuja função é complementar as atividades da Controladoria, com o fornecimento de informações gerenciais aos administradores.

Muitos empresários (as), quando acompanham o desempenho da Entidade, o fazem somente pelo Financeiro, mas o desempenho do Financeiro está diretamente ligado ao desempenho de outras áreas da Organização.

A Matriz BSC- Balanced Scoredcard, em português seria traduzido como “Indicadores Balanceados de Desempenho”, é uma metodologia de medição e gestão de desempenho desenvolvida em 1992 pelos professores da Harvard Business School Robert Kaplan e David Norton.

Esta ferramenta prevê a Organização por 04 perspectivas: 1. Aprendizagem e Crescimento; 2. Processos Internos; 3. Mercado; 4. Financeiro…

Desta forma, o planejamento alcança todas as áreas da Empresa, sendo mais eficiente e eficaz, culminando num melhor desempenho do Financeiro, e de toda Organização…

4.3. A Matriz “SWOT”:

Controladoria

SWOT: “S” para “Strenghts”- Força; “W” para “Weaknesses”- Fraquezas; “O” para “Oportunities”- Oportunidades; “T”- Threats”- Ameaças…

Análise das Forças e Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. As duas primeiras análises dentro duma visão Interna e as duas últimas duma visão Externa para as Organizações, visando dar continuidade às empresas, tornando-as competitivas e estáveis.

Ao considerar os fatores internos, num planejamento de longo, médio ou curto prazo, por exemplo, a controladoria também é acionada, podendo fazer uso desta ferramenta.

5. Importância da Controladoria para as empresas

Controladoria

Pode-se ressaltar a importância da controladoria como unidade organizacional orientada para o efetivo suporte ao processo de gestão, por meio da proposição de seus objetivos de atuação:

5.1. Subsídio, de forma ampla e incondicional, ao processo de gestão, propiciando aos diversos gestores as condições necessárias ao planejamento, acompanhamento e controle dos resultados dos negócios, de forma detalhada e global;

5.2. Contribuição para que os gestores ajam no sentido de otimizar os recursos, sempre lembrando que os colaboradores devem seguir com muita atenção as direções dos gestores da organização e, atuar com excelência em suas especialidades, nas suas áreas de responsabilidade.

Os gestores passam a atuar da maneira aqui preconizada, tendo em vista propiciar à empresa a melhor contribuição em suas áreas de atuação, considerando os efeitos das decisões de áreas anteriores e posteriores às suas dentro do sistema empresa, na medida em que compreendem que o resultado ótimo da organização depende do perfeito conhecimento da atividade empresarial e suas inter-relações;

5.3. Certificação de que os sistemas de informação para apoio ao processo de gestão gerem informações adequadas aos modelos decisórios dos principais usuários na organização.

Esse objetivo é atingido à medida que se identificam de forma clara e estruturada as necessidades informativas dos principais usuários e se delineiam seus modelos decisórios, permitindo introduzir nos modelos de informação as regras sobre como deveriam se as decisões, como também o registro dos impactos causados pelas decisões realizadas;

5.4. Certificação da padronização, homogeneização de instrumentos (políticas, normas, procedimento e ações) e informações (sobre desempenhos e resultados planejados e realizados) em todos os níveis de gestão da organização;

5.5. Desenvolvimento de relações com os agentes de mercado que interagem com a empresa, no sentido de identificar e atender às demandas por esses impostas à organização.

5.6. A Controladoria está presente em todas as etapas do planejamento, dando suporte com informações:

5.6.1. Estratégico: Feito pela alta gerência, empresários ou sócios, é o planejamento de longo prazo;

5.6.2. Tático: É o Planejamento de médio prazo, com a função de desdobrar a estratégia nas suas áreas de atuação, feitas pelos administradores;

5.6.3. Operacional: É o planejamento de curto prazo, onde os colaboradores irão desenvolver planos de ação para desdobrar o Plano Tático em ações práticas para cada pessoa, ou para pequenos grupos de pessoas, especificando o que fazer concretamente.

Controladoria

Conclusão

Com o apoio da Controladoria, seja tendo este departamento específico dentro da empresa, ou por uma Consultoria, todos os envolvidos terão o devido apoio necessário para tomar decisões muito mais assertivas com bases firmes, que culminarão na possibilidade muito maior de alcançar os objetivos da Entidade e perpetuar sua existência, razão de ser comum a todas Organizações, sejam elas micro, pequenas, médias ou de grande porte.

Controladoria

A Controladoria se relaciona com todas as áreas da Organização, desta forma, está apta a reunir informações relevantes de todas elas, e dar o devido suporte aos respectivos interessados, além de atuar no planejamento também, de forma abrangente, alcançando todas as áreas da empresa e assegurando o sucesso para toda ela.

Fazendo o uso devido desta ferramenta, a realidade das empresas no Brasil mudará, basta que seja difundida e usada de modo amplo no país. Uma definição de Planejamento seria: “Estabelecer as atitudes necessárias para alcançar os objetivos”

Perceba este extraordinário versículo Bíblico:

Provérbios 15: 22- “Onde não há conselho os projetos saem vãos, mas, com a multidão de conselheiros, se confirmarão”…

Inferimos dai, que, quando os homens não procuram, ou não recebem conselhos de outras pessoas em assuntos importantes, os propósitos serão desapontados — os projetos são mal administrados e não têm sucesso; mas na multidão de conselheiros — isto é, de sábios e bons conselheiros, pois tais só merecem esse nome; eles são estabelecidos — serão solucionados.

Portanto, é fundamental recorrer a profissionais capazes de dar respostas à altura das demandas requeridas por cada Organização, o “Controller”, a Controladoria é o profissional, departamento/ apoio que corresponde a estas expectativas…

Que o SENHOR DEUS nos continue a abençoar!!!

Willian Sousa

Consultor Empresarial

Especialista em Controladoria e Finanças

Fontes de pesquisa:

  • biblegateway.com;
  • bibliacomentada.com.br;
  • PELEIAS, Ivam Ricardo. Controladoria- Gestão eficaz utilizando padrões. São Paulo: Editora Saraiva, 2002;
  • sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/SP/Anexos/causa_mortis_2014;
  • Vídeo: A_importância_da_Controladoria_nas_Micro_e_Pequenas_Empresas;
  • Vídeo: Controladoria- Grupo UNIASSELVI.
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