Organização, organismos, Organizações…

Organização, organismos, Organizações…

Introdução

As Organizações podem ser comparadas com Organismos vivos, e, como tais, precisam estar devidamente organizadas para cumprir com seus propósitos: perpetuação da existência.

As Organizações competentes geram lucros para os respectivos sócios, esta, porém, não deve ser a única razão da existência de uma Entidade: pessoas se unem o formam uma empresa para fazer o que não conseguiram fazer sozinhas, prestam, deste modo, uma contribuição para a sociedade.

Uma Empresa bem organizada é pressuposto essencial para uma existência de sucesso e continuidade, de modo eficiente e eficaz, evitando desperdícios e erros gerenciais, o que pode ser decisivo para a longevidade do Negócio. É preciso conhecer os diferentes modelos de Organizações a adequar o Negócio a 01 deles, ou a um misto deles, o conhecimento é base importante para tanto.

1. Definições

Organização por definição é: “Ato ou efeito de organizar” e “organizar” é “estabelecer as bases de, planejar”.

De modo prático e resumido, organização empresarial é um conjunto de cargos hierárquicos e funções em torno dos quais todas as pessoas que compõe a empresa estão subordinadas. Deve ser concebida de maneira a certificar que os métodos de administração aconteçam com clareza e transparência.

Por definição, a organização da empresa é “a disposição e ajuntamento de atividades e recursos, com o fim de alcançar objetivos e resultados estabelecidos, dado que a função da empresa é atingir o melhor resultado possível no que se propõe a fazer“.

A palavra “organismo” é sinônimo de “organização“, ela vem do Latim “organum“, “instrumento musical, implemento, órgão do corpo”, literalmente “aquele que funciona”, relacionado ao Grego ergon, “trabalho”. Pense num inseto, por exemplo, este é um “organismo“, que, em condições normais funciona normalmente, mas se o esmagarmos, para exemplificar, a tendência é que pare de funcionar, pois aquele “organismo” foi “desorganizado“.

2. A analogia de organismos com Organizações

O mesmo pode acontecer com uma Organização. Com os departamentos funcionando normalmente, a empresa tende a ter continuidade “saudável“, mas se um ou mais departamentos estiver(em) desorganizado(s), caso não seja organizado, pode vir a parar de funcionar, colocando em risco a continuidade de toda a Empresa.

Organização

Imagine uma Entidade que não tem um controle para as contas a pagar, por exemplo, e que por isso, paga repetidamente multas de contas recolhidas com atraso, ou ainda, deixa de pagar algumas delas, mas somente fica sabendo quando uma cobrança chega as mãos.

Perceba um texto Bíblico de onde podemos extrair uma extraordinária lição, escrito há cerca de 3.400 anos, falando sobre organização:

Números 10: 12a- “Os filhos de Israel puseram-se em marcha do deserto do Sinai, jornada após jornada”…

Moisés, considerado por muitos um bom líder dentro dos parâmetros Bíblicos, dirige a nação recém-formada de Israel em direção à Terra Prometida. Fatos ocorridos entre o Sinai até Cades Barnéia, um período de 39 anos. O SENHOR DEUS dá instruções ao profeta para fazer um censo das tribos de Israel, ele numeraria as famílias existentes para o serviço militar.

Organização

Moisés, que tinha formação acadêmica adquirida no Egito e era bastante organizado, distribui as tribos em torno de um Tabernáculo que fora colocado no centro de todas as tribos de Israel. Cada tribo acampava em lugar específico à volta deste Tabernáculo, e cada seção movia-se ao comando de uma trombeta, somente deste modo, seria possível guiar numeroso povo com eficiência alcançando o resultado esperado.

Do mesmo modo, uma Empresa somente terá sucesso se suas partes funcionarem, e funcionarem de modo semelhante eficiente. Ter a relação de todas as contas a pagar, por exemplo, organizando-as em um “Follow-up” físico e/ou virtual é um bom início para o financeiro, deste modo, a empresa se “moverá” em direção ao fim desejado que é o lucro para os sócios evitando desperdícios com pagamentos de contas, honrando devidamente os compromissos, nas datas de vencimento.

Em meio a isto, é preciso registrar os avanços da Organização e de seus departamentos, o que permitirá que se avalie o seu progresso e evite repetir os erros cometidos no passado, culminando em melhorias continuas de suma importância para o avanço das Organizações também, veja outro texto Bíblico extraordinário sobre este assunto, também escrito há cerca de 3.400 anos:

Números 33: 2- “E escreveu Moisés as suas saídas, segundo as suas jornadas, conforme o mandado do SENHOR; e estas são as suas jornadas, segundo as suas saídas”.

Organização

O profeta Moisés registrou a jornada dos israelitas como o SENHOR DEUS o instruiu, disponibilizando um relato escrito dos seus avanços, tanto geográficos quanto espirituais, o que, técnica que, se usada hoje, torna-se também um valioso auxílio para crescimento tanto de pessoas como de Empresas.

Pode-se usar a Matriz BSC- Balanced Scorecard, que pressupõe a Organização por 04 perspectivas: 1. Aprendizagem e Crescimento; 2. Processos Internos; 3. Mercado; 4. Financeiro como base para tais registros, assegurando um planejamento abrangente, eficiente e eficaz.

3. A desorganização nas Organizações

Desorganização nas empresas

Muitas organizações sofrem com a desorganização há bastante tempo, porém não conseguem encontrar uma forma de mudar e conseguir alinhar a situação. Os problemas também podem estar relacionados à falta de comprometimento dos colaboradores da empresa e a falta de foco da equipe.

Abaixo estão listados alguns dos problemas encontrados nas organizações:

  1. Falta definição clara dos objetivos dentro das organizações;
  2. Diminuição ou falta de foco;
  3. Muito planejamento e pouca ação e às vezes muita execução e nenhum planejamento, portanto, falta equilíbrio;
  4. Excesso de burocracia;
  5. Processos complexos em coisas simples;
  6. Excesso de níveis hierárquicos prejudicando o entendimento, a comunicação e a execução das tarefas;
  7. Excesso de reuniões com pouca ou nenhuma decisão.

Os funcionários podem estar perdendo o foco por diversos motivos, seguem alguns possíveis:

3.1. Não conhecimento do produto ou serviço

É de suma importância o vendedor conhecer e estar familiarizado com o produto ou serviço objeto, para não somente discorrer sobre ele em vendas potenciais, mas também para esclarecer eventuais dúvidas dos clientes em potencial.

3.2. Não conhecimento da missão, visão, valores da empresa:

Missão, visão, valores

A missão da empresa é o fim para o qual foi criada, a visão é aonde quer chegar e os valores são os meios para exercer a missão e alcançar a visão. Uma equipe que não conhece e/ou não se engaja nestes parâmetros, não produzirá de forma satisfatória, ficará muito aquém do que poderia alcançar.

3.3. Equipe não preparada

Uma equipe despreparada para atendimento, que, portanto, precisa melhorar os processos a seguir:

  • Resposta a dúvidas dos clientes sem rapidez e dinamismo;
  • Contatos telefônicos não feitos, ou feitos de forma não eficiente e não eficaz;
  • E-mails mal elaborados, não objetivos, sem uma boa estruturação;
  • Falta de clareza na apresentação do produto/ serviço;
  • Atendimento ao cliente sem conhecer o que ele realmente está precisando, buscando.

3.4. Não focar no cliente

Falta de um escopo de venda com as diretrizes para atender o cliente de forma a entender o que realmente ele precisa e oferecer o que ele está procurando (caso realmente disponha) culminando em venda efetiva.

3.5. Não aptidão para administrar os contatos com o cliente

É importante atender o cliente de modo a conhecê-lo com mais profundidade, sabendo assim suas preferências e costumes por exemplo.

3.6. Equipe não motivada

Equipe desmotivada

Uma equipe desmotivada refletirá num mau atendimento ao cliente, por isso, mantê-la motivada sejam por incentivos financeiros, qualidades no ambiente de trabalho, adotando a meritocracia entre outras é fundamental.   

3.7. Distrações no ambiente de trabalho

O uso da internet para distração, não para o trabalho, por exemplo, pode minar a eficiência e o foco no serviço, colaborando para maus resultados. Neste caso, criar um manual de ética para o uso da internet na empresa entre outras, assegurando que as regras ali apontadas estejam sendo observadas, são boas iniciativas.

4. Modelos Organizacionais

Existem dois modelos Organizacionais: O “Orgânico” e o “Mecânico”, sendo que aquele interage mais com o ambiente, e este é considerado por alguns como “mais engessado”, típico de Organizações burocráticas. A seguir, tabela com diferenças evidentes entre estes dois modelos organizacionais:

Modelos Organizacionais
Modelos Organizacionais
Modelos Organizacionais
Modelos Organizacionais

5. Estrutura Organizacional

A estrutura Organizacional se divide em duas: Formal e Informal.

A estrutura Informal é a composta por relações de amizade, afinidade, não há representação gráfica da estrutura; A estrutura formal é a representada no Organograma.

Na Estrutura formal há: 1. Divisão de trabalho- Cargos que mostram quem faz o que; 2. Relação de supervisão- Linhas que mostram quem se reporta a quem; 3. Canais de comunicação- Linhas que mostram os canais de comunicação; 4. Subdivisões principais- Divisões que se reportam ao mesmo gerente; 5. Níveis hierárquicos- Diversos níveis hierárquicos evidenciados.

Estruturas Organizacionais
Estruturas Organizacionais

5.1. Relações de autoridade

Existem dois tipos de relações de autoridade: Linear e Assessoria ou Staff, sendo que:

5.1.1. Relações de autoridade em linha

A relação de autoridade em Linha: É indicada para empresas em situações estáveis e quando se contrata assessoria externa. Suas características são: autoridade linear ou única, centralização da decisão, formato piramidal e comunicação linear.

Hierarquia
Hierarquia

5.1.2. Relações de autoridade em Assessoria ou Staff

Assessoria ou Staff- Sua principal característica é a presença de assessores que ajudam no aconselhamento em relação ao seu superior sobre tendências de mercado, métodos e modelos de gestão que devem ser seguidos. Eles não têm autoridade oficial nenhuma sobre a linha de produção.

Hierarquia
Hierarquia

5.2. Divisão da Estrutura Organizacional

A Estrutura Organizacional se divide em: 1. Linear; 2. Funcional; 3. Linha Staff; 4. Divisional; 5. Matricial; 6. Colegiado; 7. Redes.

A seguir, descrição de cada uma delas:

5.1.1. Estrutura Linear:

Esta estrutura é indicada para pequenas empresas em situações estáveis e quando se contrata assessoria externa.

Características: Autoridade linear ou única, centralização da decisão, formato piramidal e comunicação formal linear.

Vantagens: 1. Definição clara de autoridade e responsabilidade; 2. Estrutura simples e de fácil compreensão.

Desvantagens: Centralização excessiva – Chefes generalistas demais. Pode tornar-se autocrática; Comunicações indiretas e demoradas, sujeitas a interferências; Tende a atrapalhar o crescimento da organização.

Hierarquia
Hierarquia

5.1.2. Estrutura Funcional:

Aplica o princípio funcional ou especialização; Características: autoridade diluída, comunicação direta, descentralização e supervisão técnica; (Uma tarefa- dois líderes).

Vantagens: Especialização das chefias; Comunicações diretas, rápidas e sem interferências; descentralização nas decisões.

Desvantagens: Submissão a autoridades diferentes (às vezes contraditórias); Chefes tendem a pensar apenas na sua área de atuação, perdem a visão do todo; Pode gerar conflitos na Organização.

Hierarquia
Hierarquia

5.1.3. Estrutura de Linha ou Staff:

Mais complexa, combina as duas anteriores; Autoridade de linha- Hierárquica e absoluta, transmite ordens e espera obediência; Autoridade de staff- relativa, transmite aconselhamentos e pareceres técnicos; Permite descentralização nas decisões que dizem respeito a aspectos técnicos.

Hierarquia
Hierarquia

5.1.4. Estrutura Divisional:

“Mini empresas”- Ocorre quando os departamentos são agrupados juntos em divisões com base nos resultados organizacionais. Na estrutura divisional, cada divisão é criada como uma unidade autocontida e autossuficiente para produzir um determinado produto ou serviço.

Cada divisão possui todos os departamentos funcionais necessários para gerar o produto ou serviço ou parte dele. Exemplo- Divisão de cosméticos- Produção, marketing, logística; Divisão de medicamentos- Produção, marketing, logística… etc… setores com mais independência, porém, estrutura mais robusta…

Hierarquia
Hierarquia

5.1.5. Estrutura Matricial:

Ou organização em grade- É uma estrutura mista, combinando dois tipos de departamentalização (geralmente funcional + produto/ serviço/ processo/ área geográfica). Nela, cada departamento segue a orientação de dois gerentes simultaneamente. Flexibilidade, adaptação ao meio fácil/ muito complexa estrutura.

Hierarquia
Hierarquia

5.1.6. Estrutura de Colegiado:

Essa estrutura apresenta como característica principal a “chefia” colegiada, a qual apresenta uma pluralidade de componentes, que dividem entre si as responsabilidades.

Vantagens: Prepara executivos com visão global; Promove a continuidade das políticas da organização; Favorece o surgimento de decisões mais ponderadas.

Desvantagens: Dilui a responsabilidade; Pode retardar o processo decisório. Pode reduzir a iniciativa do executivo.

Hierarquia
Hierarquia

5.1.7. Estrutura em Redes:

Esta estrutura (network) desagrega as funções principais da organização, transferindo-as para empresas separadas que são interligadas através de uma pequena organização coordenadora, que passa a ser o núcleo central. Coca-cola, Pepsi são empresas organizadas em rede no mundo todo.

Vantagem: Possibilita organizações pelo mundo todo.

Por conta da complexibilidade no meio empresarial, não há um tipo único organizacional que atenda a todas as entidades em suas totalidades, podendo o leitor, averiguar com atenção qual delas mais é conveniente ao próprio negócio.

6. Quais são os principais setores de uma empresa?

6.1. Formatos de gestão

Os setores de uma empresa podem ser:

6.1.1. Verticais: Apresentando uma relação de hierarquia entre eles;

6.1.2. Horizontais: Situação na qual todos têm “igualdade” de poderes;

6.1.3 Mistos: Quando existem alguns setores subordinados a outros e alguns em condição de igualdade.

6.2. Principais representantes setoriais na Organização:

Independentemente desse formato de gestão, sempre existe a divisão de funções entre setores organizados, que apresenta como seus principais representantes:

6.2.1. Administrativo

Administrativo

É o setor da empresa responsável pelo planejamento estratégico, gestão, atribuição de tarefas, coordenação, análise de dados e supervisão dos outros setores. As tomadas de decisão e direções da empresa, geralmente, se concentram nesse setor.

6.2.2. Financeiro

Financeiro

Em algumas empresas funcionam paralelamente ou acoplado ao setor administrativo. Como o nome sugere, esse setor é responsável pela gestão de recursos e contas da empresa.

6.2.3. Recursos humanos

Recursos Humanos

É o Departamento responsável pelo recrutamento, seleção, contratação, relação e acompanhamento dos profissionais por um lado e, em alguns casos, pelo relacionamento com o cliente.

6.2.4. Setor Comercial

Setor Comercial

Atualmente, em boa parte das instituições, é esse o setor responsável pela relação com o cliente além de envolver o marketing e o processo de vendas.

6.2.5. Setor Operacional

Setor Operacional

Esse setor da empresa é a “ponta”. É ele que executa a tarefa final, por exemplo, entrega ou venda final para alguns negócios e, em outros, diz respeito a confecção do produto final. Gestão logística, maquinário e afins estão na responsabilidade desse setor.

7. Qual a importância de organizar os setores da empresa?

Cada setor apresentado, dentre aqueles que são mais comuns em uma empresa, demonstra uma função muito peculiar. Essas funções são complexas e se desdobram em várias tarefas de acordo com as necessidades da empresa. Se não houvesse essa divisão, haveria grande dificuldade em gerir esses processos. Nesse sentido, os benefícios de ter os setores da empresa bem organizados são, pelo menos:

  1. Atribuição de tarefas, evitando o acúmulo de funções em um mesmo setor ou pessoa;
  2. Distribuição e fácil identificação das responsabilidades por cada processo;
  3. Maior aproveitamento dos talentos operando na função certa, aumentando a produtividade;
  4. Mais agilidade nas ações da empresa.

É importante observar que, para alcançar todos esses benefícios da organização dos setores, ainda que a definição de cada um seja essencial, é preciso também lembrar que a empresa é um todo, um sistema.

Hierarquia

A divisão de tarefas faz parte do funcionamento social da humanidade desde as primeiras civilizações, apresentando-se em aspectos cotidianos, como a família, até às estruturas organizacionais mais complexas. Atualmente, existem estudos e toda uma evolução no modo com que essa divisão acontece, assim como meios de torná-la mais efetiva, conforme os objetivos da organização.

O capítulo 18 do livro Êxodo da Bíblia Sagrada mostra um texto deveras interessante, uma visão sistêmica do sogro de Moisés em relação ao modo de como ele administrava o seu povo. Acompanhe o texto e veja como um livro que foi escrito aproximadamente no ano 1400 A.C., portanto, A QUASE 3400 ANOS ATRÁS, já mostrava a necessidade da administração em sua historia, falando sobre hierarquia:

Êxodo 18: 21-22- “21E tu, dentre todo o povo, procura homens capazes, tementes a DEUS, homens de verdade, que aborreçam a avareza; e põe-nos sobre eles por maioria de mil, maiorias de cem, maiorias de cinquenta e maiorias de dez; 22para que julguem este povo em todo tempo, e seja que todo negócio grave tragam a ti, mas todo negócio pequeno eles o julgue; assim, a ti mesmo te aliviarás da carga, e eles a levarão contigo”.

Moisés era Líder de um povo que acabara de ser liberto da escravidão, Israel acabara de sair da escravidão no Egito, ele quem julgava as causas de seu povo e se mantinha de pé de manhã até a tarde e decretava as leis, o que se tornou um fardo deveras pesado, pois o numero de pessoas era muito grande e isso era exaustivo para somente um homem fazer.

Jetro, sogro de Moisés, foi visitá-lo e percebeu logo o problema que o genro enfrentava e o aconselhou como lemos no texto Bíblico em destaque – o profeta aceitou o conselho de seu sogro e assim pode administrar o povo israelita com mais eficácia. O conselho de Jetro pode ser comparado com os princípios de Jules Henri Fayol criador da teoria clássica da administração.

Perceba que o texto Sagrado destaca também que os chefes deveriam ser tementes a DEUS, leais e honestos; deveriam governar ou administrar justiça, julgamento e proteção, detalhes por demais importantes para assegurar o sucesso da empreitada, totalmente aplicável nos dias de atuais também.

Numa Organização, os setores representam essa distribuição de funções, podendo expor as mais variadas formas e funcionamentos conforme o tamanho da empresa e os recursos disponíveis.

Vale ressaltar que independentemente da quantidade de funcionários ou tamanho do negócio, se seus setores estiverem bem organizados e interagindo de modo satisfatório, a empresa tende ao sucesso.

Conclusão

Organização Empresarial

As Organizações são comparadas a organismos vivos, e, por isso, para funcionarem corretamente precisam estar bem organizadas, e isto, por meio de planejamento. O uso dos Organogramas, além dos modelos hierárquicos, ou, relações de autoridade, são fundamentais para um excepcional desempenho da Entidade, devendo o empresário, optar pelo modelo que melhor se adapte ao próprio Negócio.

Muitos empresários, quando acompanham a situação da empresa, o fazem somente pelo financeiro, área importante da Organização, mas não é a única, e o desempenho dela está diretamente ligado ao desempenho de outras áreas da Entidade.

A Matriz BSC- Balanced Scorecard, pressupõe a Organização por 4 perspectivas: 1. Aprendizagem e Crescimento; 2. Processos Internos; 3. Mercado; 4. Financeiro. O Planejamento Empresarial dentro destas 4 perspectivas é abrangente, e tende a gerar excelentes resultados, perceba que abrange os colaboradores, a empresa em si pelo processos internos, os clientes pelo mercado, e o financeiro, entre outras.

Além da organização, modelos hierárquicos e de um planejamento abrangente, a revisão constante de todos estes itens é primordial para o desenvolvimento e crescimento da Organização, o Ciclo PDCA seria uma boa ferramenta a aplicar neste sentido, tendo em vista que os pilares da Administração são: Planejamento, Execução e Controle.

Seguindo estes passos, as Organizações estarão devidamente organizadas, funcionando bem, como organismos saudáveis, e gerando excelentes resultados…

Que o SENHOR DEUS nos continue a abençoar!!!

Willian Sousa

Consultor Empresarial

Especialista em Controladoria e Finanças

Fontes de pesquisa:

  • Bíblia do Estudante Aplicação Pessoal;
  • Bíblia Sagrada;
  • Criacionismo- Verdade ou Mito? Ken Ham; CPAD; 2018;
  • Dicionário da língua portuguesa Mini Aurélio, 2008;
  • Vídeo- Organização- Estruturas Organizacionais- Tipos de Organograma- Professor Marco Ferrari.

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